INTERN PRIVACYBELEID

Dit is het privacybeleid van Liesbeth Smit Psychotherapie. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Liesbeth Smit Psychotherapie.

1. Inleiding

Liesbeth Smit Psychotherapie is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Liesbeth Smit Psychotherapie bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop Liesbeth Smit Psychotherapie als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
3. Categorieën persoonsgegevens en doelen;
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
5. Informatieplicht;
6. Verwerkingsregister;
7. Verwerkers en ontvangers;
8. Bewaartermijnen;
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
10. Doorgifte buiten de EU;
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
12. Beveiligingsincidenten;
13. Rechten van betrokkenen.

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid

De verwerking van persoonsgegevens binnen Liesbeth Smit Psychotherapie dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacybeleid door verwerkers daadwerkelijk wordt nageleefd.

3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

Liesbeth Smit Psychotherapie verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
a. (potentiële) patiënten;
b. alle overige personen van wie Liesbeth Smit Psychotherapie persoonsgegevens verwerkt.
a. (potentiële) patiënten
Liesbeth Smit Psychotherapie verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.

De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het documentatiesysteem van Liesbeth Smit Psychotherapie opgeslagen.

b. overige personen
In het kader van de behandeling, kan Liesbeth Smit Psychotherapie ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.

4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor Liesbeth Smit Psychotherapie is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Liesbeth Smit Psychotherapie passende maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen
Liesbeth Smit Psychotherapie heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

a. het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners gebeurt uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer via ZIVVER). E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;
b. het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;
c. het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;
d. bij vertrek van de praktijk wordt ervoor gezorgd dat alle ramen en deuren zijn gesloten en dat het alarm wordt geactiveerd;
e. toegang tot het pand is alleen mogelijk met een elektronische sleutel en door een alarm te deactiveren. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;

Liesbeth Smit ziet toe op de hiervoor genoemde maatregelen.
Verwerkers Met verwerkers heeft Liesbeth Smit Psychotherapie afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

Door Liesbeth Smit Psychotherapie ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Liesbeth Smit Psychotherapie alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Liesbeth Smit Psychotherapie of een door Liesbeth Smit Psychotherapie gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.

5. Informatieplicht

Liesbeth Smit Psychotherapie informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Liesbeth Smit Psychotherapie zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van Liesbeth Smit Psychotherapie gepubliceerd.

6. Verwerkingsregister

Liesbeth Smit Psychotherapie houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.

Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

7. Verwerkers en ontvangers

Verwerkers
Liesbeth Smit Psychotherapie kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van Liesbeth Smit Psychotherapie. Met deze partijen heeft Liesbeth Smit Psychotherapie verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.

Liesbeth Smit Psychotherapie maakt gebruik van de volgende verwerkers:

VCD Healyhcare BV te Groningen
QualiZorg BV te Deventer
Lorjé Consultants te Nederhorst ten Berg

Ontvangers
Liesbeth Smit Psychotherapie verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

8. Bewaartermijnen

Liesbeth Smit Psychotherapie vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

Liesbeth Smit Psychotherapie hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

a. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert Liesbeth Smit Psychotherapie voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.

10. Doorgifte buiten EER

Liesbeth Smit Psychotherapie geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Liesbeth Smit Psychotherapie ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Liesbeth Smit Psychotherapie heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens.

12. Beveiligingsincidenten

Liesbeth Smit Psychotherapie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Liesbeth Smit Psychotherapie beoordelen:
- of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
- welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
- of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
- of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
- of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
- welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

Liesbeth Smit Psychotherapie documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.

Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Liesbeth Smit Psychotherapie ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker Liesbeth Smit Psychotherapie zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

13. Rechten van betrokkenen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Liesbeth Smit Psychotherapie heeft zodanige maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Liesbeth Smit (praktijkhouder) afgewikkeld.

Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

Na ontvangst van een verzoek zal Liesbeth Smit Psychotherapie eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Liesbeth Smit aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Liesbeth Smit de verzoeker binnen de eerste maand.

Liesbeth Smit stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Liesbeth Smit beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.

Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Liesbeth Smit stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Liesbeth Smit achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.